Tips om jouw open dag tot een succes te maken

Het organiseren van een open dag draagt positief bij aan bedrijfspromotie

In een vorig blog werd kort en bondig aangegeven waarom het organiseren van een open dag zinvol is voor jouw bedrijf. In een later blog werd hier uitgebreider op ingegaan. De aanleiding voor een open dag kan divers zijn en de verschillende redenen kunnen elkaar versterken. Bij de organisatie van een open dag komt veel kijken, ook zaken waar je in eerste instantie misschien niet aan denkt maar die wel bijdragen aan het succes van een open dag.

Wat maakt jouw open dag tot een succes?

Wij willen niet alleen de tips benoemen maar hier ook wat dieper op ingaan. Daarom hebben wij de tips onderverdeeld in drie categorieën:

-de basis van een goed georganiseerde open dag
-praktische zaken in beeld
-maak het verschil en onderscheid jezelf

Deze categorieën komen afzonderlijk in verschillende blogartikelen aan bod. We beginnen bij het begin:

De basis van een goed georganiseerde open dag

• zorg dat de organisatie op rolletjes loopt
Dit is een prima gelegenheid om je klanten te laten zien wat jouw mogelijkheden zijn en wat je te bieden hebt. De organisatie van de open dag zegt iets over jouw omgang met klanten. Alles wat de gast waarneemt en ervaart wordt direct geassocieerd met jouw organisatie en de kwaliteit van je product. Zorg daarom dat alles perfect geregeld is. Als je een open dag organiseert, doe het dan goed.

• neem voldoende voorbereidingstijd
Het organiseren van een open dag kost tijd. Je moet een plan maken, de juiste mensen inschakelen, afspraken plannen en offertes opvragen. Bovendien is het zaak dat jouw gasten tijdig een uitnodiging ontvangen zodat zij deze dag voor je vrij kunnen houden. De ervaring leert dat je drie maanden nodig hebt om alles goed voor te bereiden. Geef stress en tijdsdruk geen kans en gun jezelf deze tijd.

• Maak er een project van en zorg voor een draaiboek
Jouw open dag verloopt voorspoedig en alles loopt op rolletjes. De gasten complimenteren je misschien met de goede organisatie maar voor de meesten is het een vanzelfsprekendheid. Mocht er echter iets haperen in de organisatie dan merken je gasten dit direct op. Een open dag bestaat uit losse elementen. Ieder element moet apart en goed geregeld worden om vervolgens op één moment samen te smelten. Stel dus tijdig een werkgroep samen die het overzicht houdt en de taken verdeelt. Leg afspraken schriftelijk vast en stel een draaiboek samen van wat er allemaal gebeuren moet en wie wat doet: Wie ontvangt de gasten? Wie wijst de catering de weg? En wie zorg er voor een goed werkende geluidsinstallatie? Wie geeft de gasten een relatiegeschenkje mee bij het naar huis gaan? Denk hierbij aan bijvoorbeeld een waterfles, USB of zelfs een powerbank met jouw eigen logo erop!

• Kies het juiste tijdstip
Het juiste tijdstip kan per doelgroep verschillen. Je wilt natuurlijk dat er zoveel mogelijk genodigden komen. Probeer te achterhalen wat voor jouw gasten de meest gunstige dag is. Dikwijls is een vrijdagmiddag een prettig tijdstip voor een ‘uitje’, maar ook een zaterdag kan een prima dag zijn. Zorg dat jouw open dag niet samenvalt met een vakantie of een groot evenement in de omgeving. Dat kan de aandacht van jouw open dag afleiden en bovendien kunnen verkeersproblemen de bereikbaarheid van je bedrijf belemmeren.

• Blijf binnen je budget
Je kunt allerlei plannen en creatieve ideeën hebben voor een open dag. De vraag is of deze activiteiten ook passen binnen je budget. Het is belangrijk om vooraf een budget te bepalen. Mocht je externe partijen willen betrekken, vraag dan offertes op en maak goede prijsafspraken, zodat je niet voor verrassingen staat als de factuur betaald moet worden. Bovendien is het verstandig om 10% marge te houden voor onvoorziene uitgaven, en die zullen er beslist zijn.

Het organiseren van een open dag is natuurlijk dé gelegenheid om jouw bedrijf en merk te promoten. Wil je meer praktische tips omtrent de organisatie van jouw open dag? Houd dan ons weblog in de gaten.

Door | 2019-10-07T11:23:05+02:00 7 september 2019|Be Remarkable!, Relatiegeschenken|