Je kunt vele redenen hebben om zelf een evenement te organiseren, van een relatie evenement tot het vieren van een jubileum. Het organiseren van een evenement kost vaak veel tijd en geld. Je wilt beide effectief inzetten. Hoe? We geven je graag 10 tips.
- Begin op tijd of begin er niet (zelf) aan. Het organiseren van een kwalitatief goed evenement kost weken en meestal zelfs maanden. Niet voldoende tijd? Bespreek dan de mogelijkheden om de organisatie uit te besteden. Er zijn vele professionele bedrijven of ZZP-ers die in korte tijd een goed event kunnen organiseren.
- Stel heldere KPI’s op en meet die ook. Zorg voor een nul-meting, een tussentijdse meting en een final meetmoment. Maak ook doelen, zodat je weet of het evenement een succes is geweest.
- Maak een draaiboek. Een draaiboek maken zorgt ervoor dat je alle to-do’s helder hebt. Je weet wat er – en wanneer – moet gebeuren. Begin dus ook op tijd met de eerste versie van je draaiboek. Een draaiboek is altijd work-in-progress. Je past soms zelfs na het event nog zaken aan. Dat helpt je bij een volgende keer.
- Zorg voor flexibiliteit in je budget. Het is niet eenvoudig om vooraf precies te weten hoe het loopt. En niets is zo vervelend om een kans te laten liggen omdat het budget ontoereikend is. 5 tot 10% onvoorzien is meestal voldoende.
- Maak gebruik van digitale middelen – om het effect te vergroten en te verlengen. Er zijn diverse mogelijkheden om je event ook digitaal te promoten. Je kunt een speciale event website maken, waar men zich aanmeldt, kan zien wie er nog meer komt, routebeschrijving kan bekijken, etcetera. Ook zijn er mogelijkheden om je event te streamen of te combineren met een webinar, zodat je het bereik kunt vergroten.
- Kies de juiste leveranciers & locatie. Er zijn heel veel locaties in Nederland waar je evenementen kunt organiseren, waaronder je eigen bedrijfspand. En het succes van een evenement wordt deels bepaald door de locatie, opstelling, concept en catering. Wil je kleinschalig? Is MVO belangrijk? Zoek je een locatie met mogelijkheden om in subgroepen op te delen? Dat zijn belangrijke vragen bij de keuze van toeleveranciers.
- Denk aan de WKR. De werkkostenregeling in Nederland is een aantal jaar geleden aangepast. In principe is het makkelijker geworden, maar het is wel belangrijk dat je op de hoogte bent van de regeling. Een personeelsfeest wordt gezien als loon, tenzij het op de eigen locatie plaatsvindt. Ook het karakter, consumptief of zakelijk, maakt een verschil. Laat je goed informeren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.
- Vergeet niet om betrokkenen te bedanken. Bedank de bezoekers voor hun komst, maar vooral ook alle collega’s die bijgedragen hebben aan het succes van het evenement. Teambinding kan zeker een mooi bijeffect zijn van de organisatie van een evenement.
- Laat non-showers zien wat ze gemist hebben. Zorg voor mooi beeldmateriaal (video of foto) van je evenement of een powerpoint van je (mini-)lezing of demonstratie en deel dat digitaal met je totale klantenbestand, waarbij je bezoekers uitsluit. Zo laat je zien wat ze gemist hebben en stimuleer je hopelijk dat ze de volgende keer wel komen.
- Evalueer. Een goede evaluatie is essentieel voor het verbeteren van je event. Bespreek hier de KPI’s, maar ook onderbuikgevoelens en individuele feedback. Pas, indien nodig, ook het draaiboek nog aan.